Bạn vừa mới thành lập một công ty, doanh nghiệp và cần tuyển dụng nhân sự. Điều cần thiết nhất là làm sao tìm cách để có thể hướng dẫn cho người mới nắm bắt công việc một cách nhanh chóng hiệu quả nhất có thể. Hoặc bạn đang là một nhân viên mới xin việc làm. Bạn còn đang loay hoay không biết hòa nhập như thế nào với đồng nghiệp hay môi trường làm việc mới để có thể kết nối với công việc một cách tốt nhất.
Việc áp dụng SOP vào công việc sẽ giúp bạn giải quyết hết các vấn đề đáng lo ngại này. Vậy SOP là gì chắc nhiều bạn vẫn chưa biết đến hoặc có thể nghe nhưng vẫn chưa hiểu rõ về nó thì đọc bài chia sẻ sau đây để hiểu rõ hơn nhé.
SOP là gì viết tắt của từ gì ?
SOP là viết tắt của từ Standard operating procedure. Nghĩa của nó là quy trình hoạt động tiêu chuẩn. Đối với mỗi ngành nghề, lĩnh vực, công ty khác nhau thì quy trình hoạt động tiêu chuẩn sẽ khác nhau. SOP có thể áp dụng được trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, y tế, hàng không, quân sự, công nghiệp,…
Quy trình hoạt động tiêu chuẩn SOP là gì
Tuy mỗi đơn vị sẽ có các quy trình tiêu chuẩn khác nhau nhưng vẫn hướng đến mục đích cuối cùng là để duy trì chất lượng công việc lâu dài. Công việc sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định mang lại hiệu quả cao nhất.
Những người quản lí sẽ lập nên một hệ thống các tiêu chuẩn công việc cho mỗi bộ phận, vị trí và nhân viên của từng bộ phận sẽ theo đó thực hiện đúng trách nhiệm vai trò của mình. Hệ thống qui định tiêu chuẩn này sẽ duy trì và theo trình tự như thế được truyền đạt đến các nhân viên mới để họ cũng có thể nắm bắt nhanh chóng, dễ dàng.
Hiểu đơn giản hơn chính là quản lí của một công ty sẽ biên soạn ra một loạt các hướng dẫn theo từng bước từng bước cụ thể đến từng cấp bậc, nhân viên về vai trò, công việc của họ để họ hiểu rằng khi vào làm việc ở vị trí chức vụ đó họ sẽ cần làm những gì, cách thực hiện như thế nào.
Các hướng dẫn này duy trì lâu dài, ổn định như một quy cũ và tất cả những người nào dù đã làm hay mới xin vào làm sau cũng tuân theo đó để thực hiện.
Ví dụ thực tế: Trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn: trách nhiệm của lễ tân là chào hỏi tiếp nhận thông tin của khách hàng, cung cấp lại cho khách hàng thông tin dịch vụ của khách sạn, đưa phòng cho khách,… và công việc này sẽ lặp đi lặp lại thường xuyên liên tục như thế đúng trình tự từ đầu đến cuối không thay đổi thì đó là quy trình SOP của nhân viên lễ tân khách sạn.
SOP trong sản xuất cũng vậy ở mỗi công đoạn công nhận có mỗi việc đảm nhiệm khác nhau ví dụ như đóng gói là đóng thùng, tiếp đến là dán keo, dán tem nhãn, tiếp kiểm tra tem nhãn,.. công nhân ở bộ phận đóng gói này cứ làm liên tiếp theo thứ tự như vậy.
Ý nghĩa vai trò của SOP
Như đã nói đây là cơ sở là nền tảng hướng dẫn, đào tạo cho từng người, từng việc cụ thể. Có như thế thì cả người thực hiện và người quản lí đều nắm bắt được khối lượng công việc, thời gian cần thiết để thực hiện hoàn thành công việc đó.
SOP giúp chúng ta hiểu rõ đặc điểm riêng của từng công đoạn cũng như vai trò của người thực hiện công đoạn đó là gì nhằm đưa ra yêu cầu về kĩ năng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cụ thể để tuyển vào làm ở vị trí phù hợp.
Đây là tiêu chuẩn để đánh giá, đối chiếu mức độ hoàn thành công việc được giao của nhân viên. Nhằm phân loại năng lực của họ, điều này sẽ hỗ trợ người quản lí quyết định phân chia tiền lương, thưởng, thăng cấp cho nhân viên như thế nào là hợp lí.
Lợi ích của SOP mang lại
Tiết kiệm được thời gian đào tạo nhân viên mới, giúp người mới nắm bắt tình hình công việc nhanh chóng, hiệu quả vì đã có căn cứ, quy chuẩn cơ bản từ ban đầu.
Tiết kiệm thời gian làm việc, năng suất công việc sẽ được cải thiện và nâng cao.
Khi thực hiện đúng các thao tác chuẩn của SOP thì tài nguyên không bị lãng phí. Tránh được các sai sót không nên có.
Tạo ra môi trường làm việc tốt hơn và nhân viên sẽ giữ ý thức trách nhiệm trong công việc của mình.
Làm thế nào để xây dựng SOP hợp lí
Mỗi đơn vị sẽ có các quy trình chuẩn SOP khác nhau cho nên phải căn cứ vào điều kiều kiện hiện có. Năng lực chung của nhân viên hiện tại, yêu cầu đối với họ là gì ? Rồi nghiên cứu kĩ từng bộ phận để phân tích và đưa ra quy chuẩn SOP thật phù hợp, khoa học.
Quy trình tiêu chuẩn SOP phải rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu và cách thực hiện không được quá phức tạp để nhân viên dễ hiểu, dễ làm.
Cách để vận hành SOP hiệu quả
Muốn SOP được vận hành hiệu quả thì người thực hiện (nhân viên, công nhân, …) phải thực hiện đúng, đủ những qui định đã đặt ra một cách chặt chẽ. Nhân viên thực hiện không được tự ý “biến chế, cải tạo” những qui chuẩn và làm sai quá trình này.
Người quản lí và nhân viên cấp quản lí phải giám sát theo dõi kĩ quy trình đang thực hiện đồng thời lắng nghe những phản ánh từ cấp dưới hoặc khách hàng để khắc phục, sửa chữa những lỗi đang mắc phải sau đó xem xét lại nhằm có hướng cải thiện mới tốt hơn.
Trên đây là những thông tin giải thích cụ thể hơn về SOP mong cho các bạn sẽ hiểu rõ hơn về nó đồng thời áp dụng vận hành nó một cách hiệu quả hơn trong công việc của mình.
