Workshop là gì – Ở Việt Nam, Workshop đang là một trong những sự kiện truyền thông được nhiều người tham gia và hưởng ứng. Nói đến workshop người ta thường nghĩ ngay đến những buổi chia sẻ. Có thể nói về một chủ đề nào đó mang tính mới mẻ, thu hút được quan tâm của nhiều người.
Những người tham gia có cơ hội trao đổi, giao lưu với người thuyết trình. Mở rộng các mối quan hệ giao tiếp, tích luỹ cho mình những kỹ năng sống, kiến thức mới,…
Workshop có thể được tổ chức với không gian rộng rãi như hội trường, phòng họp.. Hoặc để tạo cảm giác thoải mái hơn với người tham gia, có thể được tổ chức dưới hình thức coffee talk.
Đến đây, chắc hẳn bạn có thể hình dung được Workshop là gì rồi đúng không nào ? Thế nhưng hãy theo dõi bài viết tất tần tật về Workshop mà Nhịp Sống Thời Đại chia sẻ. Để không phải bỏ lỡ những điều hay ho xoay quanh về Workshop mà bạn có thể chưa từng biết qua.
Tìm hiểu đầy đủ về Workshop
Workshop là gì
Với những nước trên Thế Giới, Workshop được xem là hình thức, là một môi trường rất được ưa chuộng. Trong cả việc học tập, làm việc cũng như các hoạt động xã hội khác. Riêng ở Việt Nam, workshop được tổ chức với sự đa dạng ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. Dù vậy, với doanh nghiệp Việt Nam, workshop vẫn chưa thực sự phổ biến, đẩy mạnh.
Workshop tiếng Việt là gì
Đa phần ở Việt Nam, Workshop thường là những buổi chia sẻ, trao đổi những kỹ năng. Chia sẻ kiến thức hay phương pháp về một lĩnh vực hoặc bàn luận về một chủ đề “hot” đang xảy ra. Đưa ra những ý tưởng, dự kiến phát triển trong tương lai.
Với sinh viên, họ thường tiếp thu những buổi học trên giảng đường một cách thụ động. Nhưng với workshop họ hoàn toàn có thể chủ động trong việc trao đổi những kỹ năng, kiến thức với người trình bày. Môi trường workshop có thể linh động với nhiều tình huống có thể xảy ra bởi những người tham gia, người trình bày và cả khách mời.
Hình thức tổ chức và đối tượng tham gia workshop
Tuỳ thuộc vào chủ đề được chọn để trao đổi, người trình bày, khách mời được chọn lựa phù hợp. Tất nhiên, một người không chuyên về lĩnh vực được chọn để tổ chức thì không thể nào có những chia sẻ hay với người tham gia được và buổi workshop sẽ trở nên rất tệ hại.
Không gian để tổ chức phụ thuộc vào điều kiện của đơn vị chịu trách nhiệm. Có thể là trong không gian kín hay mở, vì sao gọi là kín hay mở ? Điều đó có nghĩa rằng, đôi khi một workshop được tổ chức dưới dạng offline của nhóm kín. Theo đó họ không muốn những điều họ chia sẻ lan truyền quá phổ biến. Còn không gian mở, người tổ chức mong muốn có thể kết nối với nhiều người hơn. Chủ đề chia sẻ cũng được lan toả rộng rãi, phổ biến hơn.
Một buổi chia sẻ workshop có thể kéo dài từ 2 – 4 giờ đồng hồ. Chủ yếu gồm phần diễn thuyết của người trình bày và những câu hỏi, chất vấn từ người tham gia. Ngoài ra, một số đơn vị có thể tổ chức thêm phần mini game với nhiều phần quà hấp dẫn. Phần hỏi đáp từ người tham gia có thể được xen kẽ với những phần trình bày của diễn giả hoặc sau khi kết thúc phần diễn thuyết.
Buổi workshop là gì – Làm những gì
Về đối tượng tham gia, không phân biệt về điều kiện như tuổi tác, nghề nghiệp,…cũng như số lượng tham gia không phải giới hạn tối đa. Một workshop có thể từ vài chục người cho đến hàng trăm người với không gian đảm bảo rộng rãi, thoáng mát và thoải mái. Vì điều này chủ yếu phụ thuộc vào đơn vị tổ chức có khả năng hay không.
Chủ đề workshop có thể thu hút được nhiều người tham gia, có thể là học sinh, sinh viên, người đã đi làm ở những ngành nghề, lĩnh vực khác nhau như khoa học công nghệ, y tế, giáo dục, đời sống xã hội,…
Những lợi ích khi tham gia Workshop
Theo tâm lý của nhiều người, họ sẽ thường đặt vấn đề mình sẽ nhận được những gì khi tham gia vào một hoạt động nào đó. Nếu là bạn, khi nhận được một thư mời tham gia hay thông tin chia sẻ thời gian tổ chức workshop. Chắc hẳn bạn sẽ phải đắn đo xem, khi mình tham gia chương trình, cái mình nhận được có bổ ích hay không ? Có cần phải bỏ chút thời gian ra không ?
Một workshop với sự tham gia của nhiều người, được chia sẻ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm.. từ các chuyên gia và khách mời. Chắc hẳn sẽ khó mà phí thời gian mà bạn đã tham gia. Có thể kể ra một vài lợi ích như:
Mở mang tri thức, kỹ năng sống
Kiến thức là vô tận, không chỉ qua trường lớp mà bạn có thể thấu hiểu được tất cả những gì trên lý thuyết. Việc học hỏi chưa bao giờ là đủ với mỗi người. Với mỗi chủ đề được diễn giải, thông qua sự trao đổi với người thuyết trình. Bạn có thể chắt lọc, ghi chú những điều mới mẻ, kiến thức mới để làm vốn cho mình.
Người diễn giải thường chia sẻ những nội dung mang tính thực tế. Điều đó dễ dàng thu hút được người tham gia lắng nghe và hiểu rõ. Nếu chỉ dựa trên những lý thuyết quá khô khan điều này rất dễ gây nhàm chán và người nghe cũng chẳng thể nào tiếp thu một cách tốt nhất.
Những người trình bày là những người có chuyên môn, có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực liên quan đến chủ đề được nói đến. Những chia sẻ của họ cũng chính là những chiêm nghiệm mà họ đúc kết qua từng thời điểm, giai đoạn mà họ trải qua. Bạn có thể rút ra được những kỹ năng sống cần thiết từ đó áp dụng tốt vào thực tế. Đạt được những hiệu quả và thành công trong mọi việc.
Những lợi ích khi tham gia workshop là gì
Mở rộng mối quan giao tiếp
Workshop được xem là cách tốt nhất để bạn có cơ hội tiếp xúc, gặp gỡ với nhiều người. Có thể là cùng hoạt động trong một lĩnh vực hoặc những lĩnh vực khác, giúp bạn có thể học hỏi từ nhiều điều hay.
Với những ai có tính hướng nội, thì workshop là nơi để bạn dễ dàng giao tiếp, hợp tác với người khác. Có thể không nhiều, nhưng ít ra bạn vẫn có thể tạo dựng cho mình những mối quan hệ dù ít nhưng chắc về số lượng.
Còn những bạn hướng ngoại, chắn hẳn đây là cơ hội tốt để bạn thực hành được kỹ năng phản biện. Thuyết trình ngắn những gì mà bạn hiểu biết. Rút ra được những kỹ năng diễn giải, ứng xử trong mọi tình huống khi đứng trước đám đông. Tuy nhiên, không phải bất cứ mối quan hệ nào cũng tốt. Bạn cũng cần chú ý và thận trọng khi chọn người giao tiếp.
Phát triển kỹ năng Teamwork
Chẳng hạn như một buổi workshop offline dành cho một group. Ban tổ chức sẽ mở minig ame phân các thành viên thành từng nhóm nhỏ. Mỗi nhóm sẽ bắt đầu thống nhất ý kiến của nhau để thực hiện hoạt động của team mình.
Khi các thành viên chưa từng gặp mặt nhau, nhưng chung một đội. Tất cả thành viên sẽ bắt đầu làm quen và hoạt động nhóm một cách có hiệu quả nhất. Điều đó rất tốt cho kỹ năng Teamwork mà trong công việc đòi hỏi bạn phải có.
Hơn nữa, việc phải hoạt động suy nghĩ, sáng tạo ra một điều gì đó ? Bạn còn giúp bản thân rèn luyện được khả năng làm việc trong một khoảng thời gian. Đồng nghĩa với việc não bạn càng phát triển hơn.
Một workshop thành công và có hiệu quả cần có những yếu tố nào
Khi bạn tham gia nhiều workshop với nhiều chủ đề cũng như nhiều tổ chức khác nhau. Bạn có thể nhận thấy được sẽ có lúc một vài workshop sẽ không đạt được kết quả tốt. Chẳng hạn như số lượng người tham gia quá ít trong khi không gian quá rộng lớn. Không nhận được nhiều phản hồi, ý kiến trong suốt quá trình diễn thuyết, sự chú ý của người nghe bị phân tâm,…
Nếu bạn hay doanh nghiệp của bạn muốn tổ chức một workshop, để nắm chắc những cơ hội thành công đòi hỏi bạn phải có những chuẩn bị thiết yếu và chu đáo.
Bí quyết giúp buổi Workshop hiệu quả
Chuẩn bị cho workshop
Workshop là một dạng sự kiện truyền thông, tất nhiên khi bất cứ hoạt động nào được diễn ra hiệu quả. Bạn sẽ thu về được danh tiếng của tổ chức, người trình bày, càng đẩy mạnh được thương hiệu của mình.
Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà bạn cần phải xác định rõ ràng:
Đại diện cho các bên liên quan.
Xác định mục tiêu của workshop.
Xác định các phương thức tương tác.
Xác định kết quả thu được sau workshop.
Người điều phối có kỹ năng dẫn dắt buổi workshop diễn ra suông sẻ.
Lên kế hoạch cho các phiên làm việc.
Chuẩn bị thư mời đến các đối tượng tham gia, khách mời.
Chuẩn bị form khảo sát, chương trình phỏng vấn nhẹ với người tham gia.
Chuẩn bị demo ngắn để người tham gia có thể chuẩn bị và tham gia hoạt động tốt.
Trước khi tổ chức workshop cần chuẩn bị những gì
Những chuẩn bị về vật chất, tư trang cho buổi workshop chắc chắn không thể thiếu cũng như sai sót. Và quan trọng hơn hết chính là việc chọn lựa người điều phối. Người tham gia rất dễ bị phân tâm bởi những yếu tố khác. Điều đó sẽ làm cho workshop trở nên tẻ nhạt. Chính vì thế, một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt. Có nhiều kinh nghiệm và có tư tưởng trung lập, sẽ có thể giải quyết được vấn đề này.
Xác định vai trò các đối tượng tham gia workshop
Với mỗi đối tượng tham gia workshop gồm người tài trợ, khách mời, người điều phối, người ghi chép. Người giám sát thời gian và người tham dự đều có những vai trò riêng, đóng góp vào sự thành công của Workshop.
Nhà tài trợ – Sponsor
Mặc dù là người hậu thuẫn cho Workshop, thế nhưng Sponsor có thể không trực tiếp tham dự cũng như họ không phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của buổi workshop.
Người điều phối – Facilitator
Như đã nói, vai trò của Facilitator quan trọng trong việc dẫn dắt buổi diễn thuyết của Workshop. Với vai trò này, Facilitator phải theo dõi xuyên suốt quá trình diễn ra workshop. Họ phải là người có khả năng bao quát, phối hợp tốt với những bộ phận khác. Và quan trọng là giải quyết được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Cụ thể công việc của Facilitator đó là:
Cầm trịch cho workshop.
Giới thiệu mục tiêu và chương trình sơ bộ của workshop.
Hướng dẫn các thành viên tham dự theo đúng quy trình của buổi workshop.
Điều phối các hoạt động diễn ra theo như kế hoạch mục tiêu, đảm bảo được kết quả đầu ra.
Đảm bảo được những thành viên tham gia đều có quyền thể hiện ý kiến cá nhân, tránh phải va vấp những xung đột.
Kỹ năng của Facilitator giúp cho workshop thành công:
Không ngừng học hỏi những kinh nghiệm từ tiền bối.
Tránh tình trạng hối thúc người tham gia.
Khéo léo trong việc kết thúc workshop.
Thêm vào những ứng xử hài hước, những câu chuyện ngắn mang lại tiếng cười cho khán giả.
Người ghi chép – Note-taker
Một Note-taker cần có những phẩm chất như: tập trung, truyền đạt hiệu quả. Chú ý, trọng tâm, dễ hiểu, đọc lướt, sắp xếp khoa học. Lắng nghe tích cực, ưu tiên, sáng tạo và sắp xếp khoa học. Chính những phẩm chất này sẽ là chìa khoá để hoàn thành được việc lập kế hoạch workshop. Ghi lại những sự kiện có tính quyết định, những điểm nổi bật trong workshop.
Người giám sát thời gian – Timekeeper
Với nhiệm vụ đảm bảo thời gian diễn ra các hoạt động, hạng mục của workshop một cách hợp lý và theo đúng như trình tự kế hoạch ban đầu. Timekeeper cần có những công cụ trợ giúp như sau:
Bản tóm tắt nội dung chương trình diễn ra, gồm cả những lịch trình hoạt động.
Bút và sổ ghi chép.
Đồng hồ, có thể là đồng hồ bấm giờ hoặc đeo tay.
Mặc dù Timekeeper không nhất thiết phải xuất hiện trực tiếp, nhưng Timekeeper đòi hỏi cần có tính kỷ luật cao về thời gian một cách chặt chẽ và hợp lý, cũng như tính bao quát mọi hoạt động diễn ra.
Người tham dự – Participant
Participant chính là những người có tác động lớn nhất với hiệu quả của workshop. Bạn cần nắm rõ được những thông tin của họ cũng như những quan điểm, góc nhìn cá nhân về chủ đề, quá trình tổ chức workshop. Để từ đó nắm bắt được những mong muốn của họ. Dễ dàng tác động đến mục tiêu kết quả của workshop.
Một số quy tắc tiến hành workshop hiệu quả
Khi thực hiện bất kỳ công việc nào, việc tuân theo nguyên tắc nào đó là điều hết sức quan trọng. Nếu bạn tiến hành workshop mà chẳng theo bất kỳ một trình tự hay nguyên tắc nào, bạn sẽ nhận được kết quả rất tồi tệ. Vừa mất thời gian, chi phí, công sức bỏ ra vừa chẳng đem lại những mục tiêu, kết quả thiết thực nào cả.
Dưới đây là một vài quy tắc tiến hành workshop khéo léo mang lại hiệu quả cao:
Hãy luôn tôn trọng những quan điểm của tất cả người tham gia.
Hãy tạo điều kiện để mọi người tham gia được đóng góp.
Tuân thủ thời gian được thiết lập cho phần thảo luận.
Tập trung vấn đề thảo luận về chủ đề, không phải suy xét về con người.
Đồng thuận với những quyết định được đưa ra.
Tổng kết về workshop
Sau khi hoàn thành, kết thúc buổi workshop, người điều phối cũng như những bộ phận khác cùng nhau nhìn nhận lại những gì đã diễn ra. Tiếp tục hoàn thành những tài liệu liên quan và phân phối kết quả. Lời cảm ơn đối với những bên đã tham gia, bao gồm người tham dự, khách mời và nhà tài trợ.
Workshop là một trong những kỹ thuật truyền thông mang lại hiệu quả cao. Nhìn chung đa phần người tham gia chính là sinh viên, học sinh và các tổ chức phi chính phủ. Hầu như, các doanh nghiệp vẫn còn e dè trong việc tạo ra những sự kiện workshop này.
Qua bài viết, phần nào bạn có thể biết được làm sao để có thể tổ chức một workshop mang lại hiệu quả nhất cũng như giải đáp được câu hỏi “Khi tham gia workshop, tôi sẽ nhận được những gì cho mình?”
